Play
Prev
Next

PO DCA

Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative

Stabilirea condițiilor de desfășurare a cererilor de proiecte, prin intermediul ghidului solicitantului şi a cererilor de idei de proiecte prin intermediul regulilor (Autoritatea de Management)

Autoritatea de Management, prin intermediul ghidurilor solicitantului (Reguli pentru cererile de idei de proiecte) stabilește condiţiile/regulile de desfăşurare a cererilor de idei de proiecte. Prin urmare, Autoritatea de management solicită instituţiilor vizate să depună idei de proiecte sub forma unei Fişe de proiect, anexă la Regulile pentru cererile de idei de proiecte.

Depunerea de cereri de idei de proiecte sub forma unor Fișe de Proiect şi a cererilor de finanţare ce rezultă din cererile de proiect (instituții vizate ca și potențiali beneficiari)
Instituţiile vizate, ca și potențiali beneficiari, analizează ghidurile solicitantului (Reguli pentru cererile de idei de proiecte) și depun idei de proiecte sub forma unei Fişe de proiect.

Analizarea fișelor de proiect din punct de vedere al încadrării ideilor de proiecte în prevederile PO DCA privind respectarea regulilor stabilite şi a cererilor de proiecte privind respectarea prevederilor cuprinse în ghidul solicitantului (Autoritatea de Management)
Fișa sosită la Autoritatea de Management este analizată din punct de vedere al încadrării ideii de proiect în prevederile PO DCA și dacă respectă regulile stabilite prin ghidul solicitantului aferent.

Aprobarea deciziei de oportunitate (secretarul de stat coordonator al reformei administrației publice)
În cazul încadrării ideii de proiect în cerinţele din Reguli, aceasta este supusă deciziei de oportunitate a secretarului de stat coordonator al reformei administraţiei publice.

Dezvoltarea/planificarea proiectului (Autoritatea de Management și beneficiarul)
Odată primită aprobarea, începe procesul de dezvoltare/planificare a proiectului. Autoritatea de Management acordă sprijin solicitantului din perspectiva managementului de proiect (planificării), pe o perioadă de maxim 3 luni.

Completarea cererii de finanțare și a anexelor solicitate de către Autoritatea de Management (beneficiar)
Beneficiarul completează cererea de finanțare și anexele în conformitate cu reglementările din Ghidul Solicitantului aferent Operațiunii pentru care solicită finanțarea.

Cererea de finanţare reprezintă documentul prin care beneficiarul solicită finanţarea din instrumentele structurale pentru acoperirea a 98% din totalul costurilor eligibile necesare implementării proiectului. Cererea de finanţare cuprinde prezentarea detaliată a proiectului, argumentând necesitatea lui şi prezentând avantajele implementării sale.
Este recomandat că beneficiarul să completeze formularul cererii de finanţare cât mai clar şi să furnizeze suficiente detalii privind modul în care vor fi atinse scopurile proiectului, avantajele ce vor rezulta din implementarea proiectului şi modul în care proiectul propus este relevant pentru obiectivele PO DCA.

Transmiterea cererii de finanțare către Autoritatea de Management (beneficiar)
Cererea de finanţare va fi depusă pe suport de hârtie, în două exemplare (un original şi o copie) şi pe suport electronic (CD). Orice cerere de finanţare care nu este depusă în formatul standard, va fi considerată neeligibilă şi va fi respinsă. Cererile de finanţare completate de mână nu vor fi acceptate.

Verificarea conformității administrative şi a eligibilităţii a cererilor de finanțare, în concordanță cu procedurile interne ale autorității de management (Autoritatea de Management)
Cererea de finanţare primită de AM este înregistrată, atât în registrul special destinat, cât şi în SMIS3, primind automat un număr unic de înregistrare (codul SMIS). Codul SMIS va fi codul folosit în corespondenţa cu beneficiarul.

Cererea de finanţare primită de AM în termenul specificat, intră în etapa de verificare a conformităţii administrative şi a eligibilităţii. Autoritatea de Management verifică dacă cererea de finanţare respectă condiţiile specificate în capitolele anterioare, precum şi dacă proiectul şi solicitantul (şi partenerii) sunt eligibili.
Dacă cererea de finanţare depusă este declarată „respinsă”, procesul de verificare se încheie aici, urmând că beneficiarul să fie informat de motivele pentru care cererea a fost respinsă.

Evaluarea din punct de vedere tehnic şi financiar a cererilor de finanţare (Autoritatea de Management)
Cererile de finanţare care îndeplinesc criteriile de conformitate administrativă şi eligibilitate trec în etapa de evaluare tehnică şi financiară.

Evaluarea se realizează pe baza criteriilor de evaluare şi selecţie, aprobate de Comitetul de monitorizare. Pentru fiecare criteriu în parte, evaluatorii vor acorda o notă, punctajul final al proiectului reprezentând suma notelor obţinute pentru fiecare criteriu în parte. În cadrul procesului de evaluare a proiectelor se va ţine seama de contribuţia acestora la promovarea dezvoltării durabile şi egalităţii de şanse, fiecare aspect abordat, în plus faţă de măsurile minime solicitate contribuind la acordarea unui punctaj superior.
Selecţia proiectelor se face în funcţie de scorul obţinut, în limita fondurilor disponibile pentru domeniul/operaţiunea respectivă şi cu condiţia obţinerii unui scor de minim 60 puncte.
Proiectele care nu obţin scorul minim stabilit sunt respinse, urmând ca beneficiarii să fie informați în scris despre rezultatul evaluării.
Autoritatea de Management poate lua decizia de a aproba proiectul în formatul original (conţinut tehnic şi buget) sau poate propune modificări ale bugetului sau ale diferitelor activităţi din proiect. În cazul în care beneficiarul este de acord cu modificările propuse, cererea de finanţare trece în etapa următoare, de contractare.

Emiterea deciziei de finanţare, în cazul în care sumele de bani alocate programului operaţional sunt disponibile (Autoritatea de Management)
Contractul de finanţare reprezintă actul juridic cu titlu oneros, încheiat între Autoritatea de Management şi beneficiar, prin care se aprobă finanţarea unui proiect în cadrul Programului Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”.

Prefinanţarea operaţiunilor derulate prin PO DCA se asigură în tranşe, pentru a ajuta financiar Beneficiarul să poată începe derularea proiectului, fiind asemănătoare unui avans, în conformitate cu prevederile Ordinului 2548/2009 pentru aplicarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr 64/2009. cu modificările şi completările ulterioare.

Semnarea contractului de finanțare/ordinului de finanțare (Autoritatea de Management)
Mecanismul de finanţare și implementare a fiecărui proiect din cadrul PODCA va fi reglementat de un Contract de Finanţare semnat de beneficiar cu MAI sau prin ordin de finanţare semnat de ministrul administraţiei şi internelor pentru proiectele la care beneficiar va fi MAI.

Contractul de finanţare va fi trimis spre semnare şi în maximum 10 zile de la primire. Beneficiarul are obligaţia de a remite contractul semnat şi ştampilat, urmând ca Autoritatea de Management să iniţieze procedura internă de semnare.

Implementarea proiectului, respectându-se clauzele și termenele din contractul de finanțare, precum și legislația în vigoare (beneficiar)
Implementarea proiectelor trebuie să asigure respectarea legislaţiei comunitare şi naţionale, pe toată durata de implementare, atingerea obiectivelor proiectelor şi astfel a obiectivelor specifice şi generale prevăzute în Programul Operaţional „Dezvoltarea Capacităţii Administrative”.

Vizite de monitorizare și control (Autoritatea de Management)
Pe toată durata procesului de implementare, Autoritatea de Management va monitoriza administrativ şi tehnic proiectele finanţate prin: analiza rapoartelor însoţite de documente justificative, vizite ce vor fi efectuate la locul derulării proiectelor şi verificări suplimentare.

Rapoartele de monitorizare trimise de beneficiar trebuie să conţină informaţii privind modul de desfăşurare şi rezultatele activităţilor prevăzute în cererea de finanţare.
AM PO DCA efectuează verificări la faţa locului pe toată durata Contractului de finanţare şi post-implementare.
Verificările trebuie să asigure că declararea cheltuielilor este reală, că produsele sau serviciile au fost făcute în concordanţa cu decizia de aprobare, că sumele solicitate spre rambursare sunt corecte şi că operaţiunile şi cheltuielile sunt în concordanţă cu regulile Comunitare şi naţionale. Controlul se desfăşoară în baza Contractului de finanţare şi a legislaţiei specifice.
La faţa locului se întocmeşte, de către echipele de control, procesul-verbal de control, iar verificările sunt finalizate cu întocmirea unui raport de control, document ce va fi comunicat beneficiarului. În funcţie de constatări, raportul va conţine recomandări ce vor trebui implementate de către beneficiar şi/sau corecţii financiare, ce vor fi individualizate într-un proces verbal de constatare, aceste sume făcând obiectul recuperării.

Păstrarea pe o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială/parţială a PO DCA a tuturor documentelor originale aferente proiectului (beneficiar)
Până la încetarea de drept a Contractului, Beneficiarul are obligaţia de a păstra şi de a pune la dispoziţia AM, Autorităţii de Certificare şi Plată, Autorităţii de Audit, CE şi oricărui alt organism abilitat de a efectua verificări asupra modului de utilizare a finanţării nerambursabile toate documentele originale.

Toate documentele vor fi păstrate inclusiv pe o perioadă de 5 ani de la închiderea oficială/parţială a PO DCA fără a se încălca termenul de prescripţie a dreptului de a cere executarea silită a creanţelor fiscale prevăzut în legislaţia naţională şi fără a se aduce atingere prevederilor art. 7 alin. (6). Documentele trebuie să fie uşor accesibile şi păstrate astfel încât să permită verificarea lor.